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CÓMO HACER QUE TU PRIMER EVENTO VIRTUAL SEA UN ÉXITO

por | Ago 20, 2021

¿Qué debemos tener en cuenta para organizar nuestro evento virtual? La era Covid 19 ha marcado un cambio drástico en la organización de eventos presenciales por temas de seguridad. Los profesionales que organizan eventos se han enfrentado a un desafío inesperado.
Los eventos virtuales han cobrado protagonismo como gran alternativa. Ya sea de una solución temporal o de largo plazo, le mostramos las mejores alternativas para que su evento virtual sea un éxito.

SCENIKUS ha sido notablemente importante tras el impacto negativo en la crisis sanitaria. Hemos monetizado actuaciones con venta de entradas, dedicatorias, merchandising tras la demanda de muchos artistas.
La superación se basa en la creatividad y la innovación, y ello se consigue mediante esfuerzo, constancia y profesionalidad.

Los eventos virtuales, al no contar con limitación de la ubicación presencial, permiten convocar a un público más amplio y sin límite de aforo.
En cuanto los costes, éstos son más reducidos. Se ahorra traslado, estancia, tiempo de desplazamiento.
La virtualización permite organizar eventos que nunca se pensó que se pudieran poner en práctica.

Los resultados son medibles de forma inmediata tras finalizar el evento, ya que todo se hace en línea. Saber cuándo iniciaron sesión los asistentes, desde dónde, la cantidad de asistentes, contenidos descargados, temas de interés, si solicitaron información adicional, si solicitaron certificado, número de interacciones y mucho más.
Estos datos son cruciales para mejorar su estrategia de generación de leads y conseguir más clientes cualificados.

Sin embargo, no sólo se trata de elegir una fecha, un horario y difundir una URL de acceso. Para que nuestras métricas reporten un trabajo exitoso, es decir, para lograr una verdadera cercanía digital con nuestros asistentes virtuales es necesario tener en cuenta aspectos como la herramienta digital adecuada; elegir la plataforma a medida. Ser didáctico con sus equipos y ponentes y participantes, su evento puede ser el primero para muchos de sus espectadores y debe informar y explicar muy detalladamente. Un buen audio y vídeo y optimizar tu ancho de banda. No dude en hacer pruebas. Recoge testimonios.

El evento virtual debe adaptarse a una audiencia acostumbrada a hacer zapping y ofrecer un formato que ofrezca transmisiones de vídeo en vivo.

Al igual que en el mundo físico, la planificación de un evento virtual se divide en tres momento: Antes, durante y después del evento.

Antes:

1. Establece tus objetivos. ¿Qué buscas?, ¿informar?, ¿formar?, ¿generar?

2. Difusión. Estudia en qué momento del período difusión recibes más registros. La mayoría de la gente se registra en el último momento, por lo que la comunicación en los días más cercanos a la fecha suele ser más efectiva.

3. Anticipación. Los asistentes siempre tienen dudas y mucho más durante los eventos virtuales. Ponte en su piel y crea un buen repertorio de preguntas frecuentes para resolver todas las inquietudes posibles.

4. Horario. Evita las horas en punto o y media. Son utilizadas por la mayoría y suele haber más problemas de conexión. En su lugar, elige las y cuarto y menos cuarto.

5. Escenografía. Asegúrate que tu fondo es el que quieres mostrar. Hay algunas aplicaciones que incluso permiten difuminar tu fondo si prefieres que no se vea demasiado lo que tienes detrás.

6. Pruebas técnicas. Al menos 15 minutos antes, haz todas las pruebas técnicas necesarias. ¿Funciona bien tu conexión? ¿Funciona bien tu micrófono? ¿Oyes bien?

Durante:

1. Duración. La justa y la necesaria. No te excedas ni le demandes a tu audiencia más atención de la que razonablemente pueden darte. Todos trabajamos y todos tenemos mil tareas durante el día.

2. Contenido de calidad. Descarta las presentaciones de PowerPoint, por ejemplo, de más de 10 diapositivas. Prioriza imágenes antes que texto.

3. Se interactivo. Haz tus explicaciones divertidas, varía su tono de voz y use el humor. Esto es importante para evitar sonar monótono, que es algo que sucede mucho cuando la comunicación está mediada por la tecnología y es uno de los motivos por los cuales la gente suele abandonar las videollamadas.
Otra buena técnica es reemplazar la clásica pregunta “¿Alguien tiene algún comentario o pregunta?” por “Veamos qué comentarios tenéis cada uno de vosotros sobre este tema”.

Después:

1. No desaparezca. Fortalece el vínculo que ya has generado con tus asistentes preparando, por ejemplo, un email de seguimiento para resolver dudas o el envío de algún souvenir digital como puede ser alguna presentación con información de valor o la propia grabación de tu evento.

2. Mide. ¿Cuánta gente recibió tus comunicaciones sobre el evento?, ¿cuántos de ellos se registraron?, ¿cuántos finalmente asistieron ese día? En caso que hubiera, ¿cuántas personas abandonaron la sala durante la sesión?, en qué parte?, ¿qué preguntas fueron las más frecuentes? Toda esta información es un indicador de lo que se llama audience loyalty (lealtad de audiencia) y te permitirá optimizar el contenido de tus próximas sesiones.

3. Siembra la curiosidad.  Tal como hacen los productores, ofréceles un pequeño bocado de lo que vendrá “en el próximo episodio” de manera que mantengas a tu audiencia enganchada con su producto.

Es fundamental involucrar a la audiencia. Chat, salas, encuestas, grupos, preguntas y respuestas y mucho más.
Para hacerlos más activos anímalos desde su registro hasta afiliarse a sus contenidos.

Los eventos virtuales proporcionan mucha información sobre el comportamiento de los usuarios y elaboran una herramienta esencial para una estrategia eficaz de generación de leads.

En SCENIKUS como expertos asesores y organizadores de eventos ayudamos a nuestros clientes en la organización de vuestros eventos virtuales y estamos preparados para conseguir que tales sean un completo ÉXITO.

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